W dniu 13 października 2022 r. weszły w życie znaczące zmiany przepisów Kodeksu spółek handlowych. Jedną z nich jest wprowadzenie w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością i spółkach akcyjnych zasady biznesowej oceny sytuacji, tzw. business judgement rule (art. 293 § 3 ksh, art. 483 § 3 ksh). Zgodnie z tą zasadą członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidator nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeśli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny. Radca prawny Mariusz Mirosławski, wspólnik Kancelarii, wyjaśnia na czym polega reguła biznesowej oceny sytuacji oraz prezentuje rekomendacje dla spółek.
Powyższa zmiana kształtuje przesłanki wyłączenia odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce wskutek decyzji, które ostatecznie okażą się błędne, ale w momencie ich podejmowania mieściły się w granicach uzasadnionego ryzyka ocenianego w oparciu o adekwatne do okoliczności informacje.
W uzasadnieniu do projektu ustawy o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw zaznaczono, że zmiana poprzez wprowadzenie ww. zasady biznesowej oceny sytuacji „stanowi normatywne dostrzeżenie tego, że ryzyko jest jednym z nieodzownych elementów prowadzenia działalności gospodarczej”, a wprowadzenie business judgement rule pozwala „uwypuklić, że działania członków organów powinny być oceniane nie retrospektywnie, przez pryzmat rezultatów, ale z perspektywy prawidłowości trybu podejmowania decyzji, w odniesieniu do momentu podejmowania decyzji i okoliczności temu towarzyszących.”
Należy podkreślić, że w przypadku postępowania sądowego, na członku zarządu lub innego organu spółki albo likwidatorze spoczywać będzie ciężar dowodu dołożenia należytej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków. Biorąc pod uwagę, że wyłączenie odpowiedzialności członków organów spółki uzależnione jest od poprawności przeprowadzonego w danej sprawie procesu podejmowania decyzji, w tym sumiennego i lojalnego działania i oparcia decyzji na dostępnych w danym momencie informacjach, i uwzględniając obowiązek wykazania ww. okoliczności w przypadku sporu sądowego, w interesie członków organów jest zadbanie o właściwe dokumentowanie podejmowanych decyzji i przesłanek, którymi kierowali się podejmując te decyzje.
Co istotne, odpowiedzialność członków organów może wystąpić zarówno w przypadku ich działania, jak i zaniechania. Obowiązek dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności członka organu obejmuje zatem również sytuacje podejmowania decyzji o braku działania, i konieczne jest zapewnienie właściwego udokumentowania również decyzji o zaniechaniu aktywności.
Rekomendacje:
Zasadne jest wypracowanie nowych lub zweryfikowanie już istniejących, procedur wewnętrznych, obowiązujących w danej spółce, dotyczących działania organów, w ramach których uregulowane zostaną przykładowo kwestie:
- dokumentowania, odnotowywania i przechowywania danych dotyczących przebiegu procesu decyzyjnego i podjętych decyzji,
- identyfikowania i oceny, w momencie podjęcia decyzji, ryzyk (możliwych odchyleń),
- sposobu uzyskiwania informacji, analiz i opinii,
- sposobu rozpatrywania lub uwzględniania w procesie decyzyjnym informacji, analiz lub opinii (opracowanych wewnętrznie zgodnie ze strukturą danej spółki lub zewnętrznie przez podmioty trzecie, doradców zewnętrznych; w tym miejscu akcent należy położyć, w mojej ocenie, na doradców zewnętrznych),
- poprawnego obiegu dokumentów w danej spółce.
Zapewnienie właściwych wewnętrznych procedur regulujących działanie organów i dokumentowanie podejmowanych decyzji, normujących przebieg procesu decyzyjnego oraz rygorystyczne ich przestrzeganie, może okazać się szczególnie istotne w sytuacji zakończenia współpracy z danym podmiotem gospodarczym (kontrahentem). W takim przypadku oparcie się na danych odnoszących się do procesów decyzyjnych, zgromadzonych w ramach istniejących w danym podmiocie procedur, może okazać się jedyną możliwością udowodnienia (wykazania) zachowania (dołożenia) należytej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków.
