Co dalej z „home office”? Praca zdalna może na stałe trafić do kodeksu pracy.

Pandemia koronawirusa spowodowała zmiany w trybie pracy. Pracodawcy, ze względów bezpieczeństwa i w trosce o zdrowie pracowników, polecili pracę zdalną w domowym zaciszu. Wraz z upływem kolejnych zdalnych dni pracy, zyskała ona wielu zwolenników – zarówno wśród pracodawców, jak i samych pracowników. Już wkrótce praca na „home office” może stać się podstawową formą świadczenia pracy biurowej. Ekspert z zakresu prawa pracy – radca prawny Sylwia Marciniak wyjaśnia kwestie dotyczące ergonomii pracy oraz jej warunków i bezpieczeństwa podczas „home office”.

W obliczu pandemii, ustawodawca, w ramach tzw. tarcz antykryzysowych (tj. w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID 19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych Dz.U.2020.374 z późn. zm.), wprowadził możliwość wykonywania przez pracowników pracy w sposób zdalny (tzw. home office).

Pracodawca, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19, może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).  Istotnym jest, że pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj wykonywanej pracy. To jednak po stronie  pracodawcy  leży obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. Pracodawca może także polecić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prowadzenie ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Polecenie wykonywania pracy zdalnej może być w każdym czasie cofnięte przez pracodawcę.  

Praca zdalna w kodeksie pracy?

Tymczasowe rozwiązanie, wprowadzone w celu przeciwdziałania COVID-19, może na stałe „zagościć” w przepisach prawa pracy. Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej przygotowuje  bowiem nowelizację kodeksu pracy, której założeniem jest kodeksowe ujęcie, a więc w sposób powszechny,  możliwości wykonywania przez pracowników pracy w ramach tzw. home office.

Przepisy o pracy zdalnej zawarte w w/w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. stanowią skromną próbę uregulowania ważnej i tej przyszłościowej kwestii. Przewiduje się, że praca zdalna, podyktowana kwestiami bezpieczeństwa w dobie pandemii, może towarzyszyć nam jeszcze bardzo długo. Ewentualna zmiana przepisów prawa pracy wymaga uregulowania wielu istotnych i niełatwych zagadnień. Jednym z priorytetów będzie dla ustawodawcy rozwiązanie kwestii odpowiedzialności za bezpieczeństwo i higienę pracy pracownika w czasie świadczenia pracy w sposób zdalny. Art. 207 § 1 kodeksu pracy, w sposób kategoryczny określa bowiem obecnie, że za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy ponosi odpowiedzialność pracodawca.

Bezpieczeństwo i higiena pracy na „home office”

Praca zdalna odbywa się jednak poza zakładem pracy, a zatem poza miejscem, na którego bezpieczeństwo i warunki ma możliwość oddziaływać pracodawca. Skoro pracodawca nie ma obiektywnej możliwości wpływania na bezpieczeństwo w miejscu pracy zdalnej,
tj. w większości przypadków w domu pracownika , to nie powinien ponosić odpowiedzialności za brak zachowania bezpieczeństwa, a co za tym idzie, nie powinien odpowiadać za wypadki w domu pracownika, do których może dojść w czasie pracy zdalnej. Z drugiej jednak strony, skoro (zapewne) to pracodawca będzie ostatecznie decydować, czy polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, ustawodawca powinien nałożyć na pracodawcę pewne obowiązki. Pracodawca powinien co najmniej  upewnić się, czy miejsce pracy zdalnej spełnia określone wymagania, pozwalające na wykonywanie pracy w sposób bezpieczny i higieniczny dla pracownika.

Do uregulowania powyższych kwestii przydatnym mogą okazać się, obowiązujące już od 2007 roku, uregulowania dotyczące telepracy (art. 6717 kp). W stosunku do telepracownika pracodawca realizuje, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale dziesiątym Kodeksu pracy (tj. w Dziale Bezpieczeństwo i higiena pracy),  z wyłączeniem obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, obowiązków dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy oraz obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno – sanitarnych.

Koszty pracy w domu

Oczywiście kwestia bezpieczeństwa i higieny pracy w ramach pracy zdalnej  nie jest jedynym aspektem wymagającym uregulowania. Ustawodawca musi pamiętać również chociażby
o tym, aby w sposób kompleksowy uregulować kwestię dodatkowych kosztów, jakie powstaną po stronie pracownika w związku z wykonywaniem przez niego pracy w domu. Do takich kosztów należą chociażby koszty zużycia energii elektrycznej i wody. Powyższe wydatki, w przypadku świadczenia pracy w zakładzie pracy, ponosi pracodawca, tym samym nie powinien ich ponosić pracownik świadczący pracę w sposób zdalny.  Jak widać, ewentualna nowelizacja Kodeksu pracy wymaga pogłębionej i rzetelnej analizy, tak aby wprowadzane zmiany nie powodowały pojawiania się wątpliwości w stosunku pracy, lecz wątpliwości te usuwały.