Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa to wymóg dostosowujący polskie prawodawstwo do dyrektywy Unii Europejskiej z 2019 roku. Wdrożenie ustawy o sygnalistach zgodnie z harmonogramem upływa 17 grudnia 2021. Radca prawny Edyta Wróbel oraz radca prawny Mariusz Mirosławski, wspólnik Kancelarii MGM, przygotowali szczegółowy opis projektowanych przepisów w zakresie uprawnień sygnalistów oraz obowiązków pracodawców.
[1 Projekt Ustawy]W dniu 18 października 2021 r. Rządowe Centrum Legislacji opublikowało opracowany przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (nr w wykazie UC101), dalej: Ustawa. Celem wprowadzenia projektowanej Ustawy jest implementacja dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019 r. oraz Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020) dalej: Dyrektywa nr 2019/1937. [2 Dyrektywa nr 2019/1937]
Dyrektywa nr 2019/1937 ustanawia zasady ochrony „sygnalistów” czyli osób, które zgłaszają uzyskane
w związku ze swoją pracą informacje o naruszeniach prawa, szkodliwych dla interesu publicznego. Dyrektywa nr 2019/1937 nałożyła na państwa członkowskie obowiązek wdrożenia regulacji zapewniających sygnalistom należytą ochronę. Państwa członkowskie na wprowadzenie odpowiednich przepisów mają czas do dnia 17 grudnia 2021 r.
[3 Zakres regulacji Ustawy]
Opublikowany projekt Ustawy, w ślad za Dyrektywą nr 2019/1937, ochroną obejmuje szeroki zakres zgłoszeń naruszeń przepisów, m.in. z zakresu zamówień publicznych, usług i rynków finansowych, AML, bezpieczeństwa produktów, transportu, ochrony konsumentów czy ochrony prywatności i danych osobowych.
[4 Sygnalista]
Przepisy Ustawy, stosownie do uregulowań Dyrektywy nr 2019/1937, będą chronić sygnalistów, czyli osoby fizyczne, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną
w kontekście związanym z pracą, w tym pracownika, osoby ubiegające się o zatrudnienie, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, np. na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem
i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcę lub dostawcę, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, a także stażystę, wolontariusza. Ochroną będą objęte również osoby dokonujące zgłoszenia, których stosunek pracy ustał lub dopiero ma zostać nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat naruszenia uzyskano w trakcie procesu rekrutacji.
[5 Sygnalista]
Sygnalista będzie podlegać przewidzianej w Ustawie ochronie pod warunkiem, że dokonał zgłoszenia zgodnie z Ustawą, a ponadto miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem jego zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia. Przepisy Ustawy nie będą mieć natomiast zastosowania, jeżeli zgłaszane naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa sygnalisty lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w jego indywidualnym interesie.
[6 Ochrona sygnalisty]
W Ustawie, stosownie do wymagań Dyrektywy nr 2019/1937, przewidziano szeroką ochronę sygnalisty. Sygnalista w związku z dokonaniem zgłoszenia nie będzie ponosić odpowiedzialności za naruszenie obowiązku poufności, zniesławienie, naruszenie praw autorskich, naruszenie tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, oraz z tytułu roszczeń odszkodowawczych na podstawie prawa prywatnego, publicznego lub prawa pracy. Warunkiem jest jednak, żeby istniały uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia zgodnie z Ustawą. Dokonanie zgłoszenia naruszenia na zasadach określonych w Ustawie nie będzie mogło również stanowić podstawy nałożenia obowiązku bądź odmowy przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi. Wprowadzony zostanie zakaz podejmowania wobec sygnalistów działań odwetowych i jakiegokolwiek niekorzystnego ich traktowania, w tym niekorzystnego traktowania w zatrudnieniu. Jako zakazane działania odwetowe projekt Ustawy wymienia m.in. rozwiązanie umowy o pracę, obniżenie wynagrodzenia, przymusowy urlop bezpłatny, zastosowanie środka dyscyplinującego i inne, przy czym katalog tych działań pozostaje otwarty. W Ustawie przewidziano również sankcję bezskuteczności czynności prawnej obejmującej rozwiązanie umowy o pracę z sygnalistą lub wypowiedzenie stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia usług przez sygnalistę, z powodu zgłoszenia naruszenia. Co istotne, zgodnie z art. 21 projektowanej Ustawy, sygnalista nie będzie mógł zrzec się przewidzianych w Ustawie środków ochrony ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z tytułu dokonania zgłoszenia. Przepisy Ustawy o środkach ochrony stosowane mają być nie tylko bezpośrednio do sygnalistów, ale również odpowiednio do innych osób, tj. osób fizycznych pomagających w dokonaniu zgłoszenia, powiązanych ze zgłaszającym oraz osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych powiązanych z sygnalistą w kontekście związanym z pracą.
[7 Kanały dokonywania zgłoszeń nadużyć]
Projektowana Ustawa, w ślad za Dyrektywą nr 2019/1937, przewiduje utworzenie trzech kanałów dokonywania zgłoszeń zidentyfikowanych nadużyć: wewnętrzny – w ramach organizacji (u pracodawcy), zewnętrzny – do właściwego organu publicznego, tj. do Rzecznika Praw Obywatelskich, oraz ujawnienie publiczne – czyli zgłoszenie nieprawidłowości bezpośrednio do wiadomości publicznej. W Ustawie dla każdego z tych kanałów określono tryb zgłaszania, w tym podmioty, do których zgłoszenie może być kierowane oraz zasady postępowania w związku z przyjęciem zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych.
[8 Zakres podmiotowy stosowania Ustawy/Terminy]
Przepisy Ustawy obowiązkiem zapewnienia właściwej organizacji przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń obciążają pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Pracodawcy z sektora prywatnego zatrudniający co najmniej 250 pracowników muszą wdrożyć odpowiednie procedury w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia Ustawy. Biorąc pod uwagę, że Dyrektywa nr 2019/1937 nakłada na państwa członkowskie implementację jej przepisów do dnia 17 grudnia 2021 r., wejścia w życie polskiej regulacji można spodziewać się na początku grudnia 2021 r. W związku z powyższym pracodawcy zatrudniający powyżej 250 pracowników powinni już teraz podjąć działania, aby na dzień 17 grudnia 2021 r. w ich organizacji zostały wdrożone właściwe procedury. Pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 pracowników będą zobowiązani do wdrożenia nowych regulacji do 17 grudnia 2023 roku. Przy obliczaniu liczby pracowników, zgodnie z definicją w art. 2 pkt 12) projektu Ustawy, należy brać pod uwagę pracowników w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy (tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę), oraz pracowników tymczasowych w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1563). Podmioty działające w sektorze finansowym (m.in. banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, towarzystwa emerytalne, fundusze emerytalne, domy maklerskie) będą miały obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń niezależnie od tego, czy należą do sektora publicznego, czy prywatnego oraz niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Dla pozostałych podmiotów utworzenie wewnętrznej procedury dotyczącej zgłoszeń nie będzie obligatoryjne, ale podmioty te, w zależności od potrzeb, będę mogły utworzyć je dobrowolnie, stosując zasady przewidziane w ustawie.
[9 Procedura wewnętrzna/regulamin zgłoszeń wewnętrznych]
Zgodnie z regulacjami Dyrektywy nr 2019/1937 pracodawca powinien uregulować wewnętrzną procedurę, przy wykorzystaniu której pracownicy będą mieć możliwość dokonywania zgłoszeń zidentyfikowanych nadużyć. W opublikowanym projekcie Ustawy przewidziano obowiązek formalnego uregulowania zgłaszania naruszeń prawa u pracodawcy poprzez ustanowienie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. W regulaminie trzeba będzie określić m.in. osobę, którą pracodawca upoważni do przyjmowania zgłoszeń, sposoby przekazywania zgłoszeń, podmiot upoważniony do działań następczych po dokonanym zgłoszeniu czy termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej. Pracodawca będzie obowiązany zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, a także osoby, której zgłoszenie dotyczy. Ponadto procedurę przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych należy zorganizować w taki sposób, by uniemożliwić uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom. Pracodawca będzie mieć również obowiązek zapewnienia bezstronności weryfikacji dokonanych zgłoszeń. Treść Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych pracodawca będzie musiał ustalić z zakładową organizacją związkową lub wybranym przedstawicielem pracowników, jeżeli zakładowa organizacja związkowa nie działa u pracodawcy. Projekt Ustawy przewiduje również obowiązek podania regulaminu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Regulamin wejdzie w życie po upływie
2 tygodni od jego ogłoszenia. Pracodawca będzie zobowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.
[10 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych]
Pracodawca będzie ponadto obowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. W Rejestrze tym,
w okresie 5 lat od daty zgłoszenia naruszenia, pracodawca będzie musiał gromadzić dane dotyczące m.in. przedmiotu naruszenia, daty dokonania zgłoszenia wewnętrznego i informacji o podjętych działaniach następczych.
[11 Zewnętrzna obsługa kanału zgłoszeń]
Ustawa dopuszcza możliwość przekazania obsługi wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń przez osobę trzecią – podmiot zewnętrzny. Art. 32 opublikowanego projektu Ustawy przewiduje, że pracodawca może upoważnić niezależny organizacyjnie podmiot do podejmowana w jego imieniu działań następczych,
w tym weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym. Upoważnienie takiego podmiotu wymaga zawarcia odrębnej umowy. Zawarcie takiej umowy nie zwalnia jednak pracodawcy
z odpowiedzialności za dochowanie obowiązków określonych w ustawie, w szczególności dotyczących zachowania poufności, udzielenia informacji zwrotnej oraz podjęcia działań następczych. Ponadto pracodawcy w sektorze prywatnym, którzy zatrudniają co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 pracowników, mogą na podstawie umowy dzielić się zasobami w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności
z Ustawą. Również w tym przypadku zawarcie takiej umowy nie ogranicza w żaden sposób obowiązków nałożonych na pracodawcę w zakresie zachowania poufności, przekazywania informacji zwrotnych oraz przeciwdziałaniu nadużyciom.
[12 Odpowiedzialność karna]
Projekt Ustawy przewiduje również odpowiedzialność karną za naruszenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów. Zgodnie z projektem Ustawy zagrożone karą są:
- utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty,
- ujawnianie tożsamości sygnalisty, a także
- brak ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń pomimo ustawowego obowiązku.
Za każdy z tych czynów grozi grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do 3 lat. Wskazaną wyżej karą zagrożone jest również dokonanie zgłoszenia nieprawdziwych informacji.
[13 Pełny tekst Ustawy]
Z pełnym tekstem projektu Ustawy można zapoznać się korzystając z poniższego linku:
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12352401/katalog/12822857#12822857
[14 Konsultacje społeczne]
W dniu 19 października 2021 r. projekt Ustawy został przekazany do konsultacji społecznych i brzmienie poszczególnych przepisów może ulec zmianie. W związku z tym jednak, że projektowana ustawa ma zapewnić implementację Dyrektywy nr 2019/1937 do polskiego porządku prawnego, należy się spodziewać, że ogólne regulacje związane ze zgłaszaniem naruszeń, w tym dotyczące ochrony zgłaszających oraz trybu zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych przez pracodawców, wzorowane na postanowieniach Dyrektywy nr 2019/1937, pozostaną bez zmian.
[15 Ważne terminy]
Podsumowując, w związku z wejściem w życie Dyrektywy nr 2019/1937, dla pracodawców ważne są następujące terminy:
- do 16 grudnia 2021 r. – upływ określonego w Dyrektywie nr 2019/1937 terminu na wejście w życie polskiej regulacji dotyczącej ochrony sygnalistów,
- do 17 grudnia 2021 r. – wdrożenie wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości przez pracodawców z sektora prywatnego, zatrudniających co najmniej 250 pracowników,
- do 17 grudnia 2023 r. - wdrożenie wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości przez pracodawców z sektora prywatnego, zatrudniających od 50 do 249 pracowników.
W związku z powyższym, pomimo, że prace nad polską ustawą o ochronie sygnalistów nadal trwają
i nie jest znane jej ostateczne brzmienie, pracodawcy już teraz powinni podjąć działania w celu opracowania właściwych procedur zgłaszania nadużyć w swoich organizacjach, zgodnie z wymogami Dyrektywy nr 2019/1937.
