W dniu 17 grudnia 2021 r. upłynął termin wprowadzenia w życie przepisów krajowych niezbędnych do wykonania dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019 r. oraz Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020). Pomimo tego prace nad polską ustawą o ochronie sygnalistów nadal nie zostały zakończone. W dniu 7 lipca 2022 r. na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji opublikowano kolejną, trzecią już wersję, projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (nr w wykazie UC101). Poniżej przedstawiamy jego założenia. Zmiany wprowadzone w drugim i trzecim projekcie w/w ustawy mają w dużym stopniu charakter doprecyzowujący i porządkujący w stosunku do pierwszego projektu ustawy z dnia 14 października 2021 r., jednak z uwagi na znaczny upływ czasu pomiędzy ogłoszeniem poszczególnych wersji projektu oraz znaczną liczbą modyfikacji zasadne jest omówienie nowego projektu ustawy w całości. Projektowane zmiany wyjaśnia radca prawny Anna Zielińska – Jadwiszczok z naszej Kancelarii.
Projekt polskiej ustawy o ochronie sygnalistów – założenia projektu, obowiązki podmiotów prywatnych (projekt z dn. 4.07.2022 r.)
Celem regulacji dotyczących sygnalistów jest zapewnienie skutecznej ochrony dla osób zgłaszających lub ujawniających naruszenia prawa.
[1 Zakres zgłoszeń podlegających ochronie]
Zgodnie z opublikowanym projektem ochroną ma zostać objęty szeroki zakres zgłoszeń naruszeń przepisów, m.in. z zakresu zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, AML, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, transportu, ochrony konsumentów czy ochrony prywatności i danych osobowych. Przepisy ustawy nie mają mieć zastosowania do informacji objętych:
1) przepisami o ochronie informacji niejawnych;
2) tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych;
3) tajemnicą narady sędziowskiej;
4) postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności;
ani do naruszeń prawa w zakresie zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
[2 Sygnalista]
Ochrona przewidziana w ustawie ma dotyczyć sygnalistów, czyli osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownika, pracownika tymczasowego, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcę lub dostawcę, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, a także stażystę, wolontariusza, praktykanta, funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin oraz żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 723, z późn. zm.) oraz żołnierza zawodowego, w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz.U. poz. 655).
Ochroną będą objęte również osoby fizyczne dokonujące zgłoszenia lub ujawienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji lub służby, lub gdy taki stosunek już ustał.
[3 Warunki podlegania ochronie]
Sygnalista będzie podlegać przewidzianej w projekcie ustawy ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem jego zgłoszenia lub ujawnienia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia i że informacja taka stanowi informację o naruszenia prawa.
W projekcie ustawy przewidziano szeroką ochronę sygnalisty.
Sygnalista w związku z dokonaniem zgłoszenia nie będzie ponosić odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, za zniesławienie, naruszenie dóbr osobistych, naruszenie praw autorskich, naruszenie tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Warunkiem jest jednak to, żeby istniały uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji także nie będzie mógł stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub dostęp nie będą stanowić czynu zabronionego.
Wprowadzony zostanie zakaz podejmowania wobec sygnalistów działań odwetowych ani prób lub gróźb zastosowania takich działań. Jako zakazane działania odwetowe projekt ustawy wymienia m.in. rozwiązanie umowy o pracę, obniżenie wynagrodzenia, zastosowanie środka dyscyplinarnego i inne, przy czym katalog tych działań pozostaje otwarty. Co istotne, zgodnie z art. 17 projektowanej ustawy, sygnalista nie będzie mógł zrzec się przewidzianych w ustawie środków ochrony ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z tytułu dokonania zgłoszenia (zakaz ten nie będzie jednak dotyczył przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji). Przepisy ustawy o środkach ochrony stosowane mają być nie tylko bezpośrednio do sygnalistów, ale również odpowiednio do innych osób, tj. osób fizycznych pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych ze zgłaszającym oraz osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych pomagających lub powiązanych z sygnalistą.
[5 Tryby i kanały dokonywania zgłoszeń nadużyć]
Projektowana ustawa przewiduje trzy tryby dokonywania zgłoszeń zidentyfikowanych nadużyć:
a) wewnętrzny – w ramach podmiotu prawnego,
b) zewnętrzny – do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego oraz
c) ujawnienie publiczne – czyli zgłoszenie nieprawidłowości bezpośrednio do wiadomości publicznej, a także następujące kanały dokonywania zgłoszeń (wewnętrznych i zewnętrznych): ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej.
[6 Obowiązki podmiotów prywatnych- zakres i terminy wykonania]
Podstawowym obowiązkiem jest zapewnienie właściwej organizacji przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych.
Obowiązek ten obciąża podmioty, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób.
Podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 250 pracowników muszą wdrożyć odpowiednie procedury w terminie 2 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy ( ustawa ma wejść w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia). Podmioty prywatne, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50 i mniej niż 250 osób będą zobowiązane do wdrożenia nowych regulacji do 17 grudnia 2023 roku. Projekt ustawy określa również podmioty (np. prowadzące działalność w sektorze finansowym), które będą miały obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
Dla pozostałych podmiotów utworzenie wewnętrznej procedury dotyczącej zgłoszeń nie będzie obligatoryjne, ale podmioty te, w zależności od potrzeb, będę mogły utworzyć je dobrowolnie.
[7 Zgłoszenie wewnętrzne]
W projekcie ustawy przewidziano obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. W procedurze tej należy określić co najmniej:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń,
- sposoby przekazywania zgłoszeń, obejmujące przynajmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie (telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej, a na wniosek zgłaszającego także za pośrednictwem bezpośredniego spotkania) lub w postaci papierowej lub elektronicznej, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej,
- bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu upoważnione do podejmowania działań następczych,
- obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia,
- obowiązek podjęcia działań następczych,
- maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej,
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
- informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
Podmiot prawny będzie obowiązany zapewnić ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której zgłoszenie dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ponadto procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych muszą uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom.
[8 Sposób ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych]
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych podmiot prawny ustala po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli działa ich więcej niż jedna) albo przedstawicielami osób świadczących pracę wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu, jeżeli zakładowa organizacja związkowa nie działa w tym podmiocie.
Projekt ustawy przewiduje również obowiązek podania procedury do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.
Procedura wejdzie w życie po upływie 14 dni od jej ogłoszenia.
Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego podmiot będzie zobowiązany przekazać informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
[9 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych]
Podmiot prawny będzie obowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym zawarte będą m.in. informacje o przedmiocie naruszenia, czy dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Dane w nim zgromadzone mają być przechowywane przez okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
[10 Zewnętrzna obsługa kanału zgłoszeń]
Projekt dopuszcza możliwość przekazania obsługi wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń osobie trzeciej – podmiotowi zewnętrznemu. Art. 28 projektu przewiduje, że podmiot prawny może powierzyć obsługę przyjmowania zgłoszeń, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazania informacji zwrotnej lub zapewnienia informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotowi zewnętrznemu, jednak upoważnienie takiego podmiotu wymaga zawarcia odrębnej umowy. Zawarcie takiej umowy nie zwalnia podmiotu prawnego z odpowiedzialności za dochowanie obowiązków określonych w ustawie, w szczególności dotyczących zachowania poufności, udzielenia informacji zwrotnej oraz podjęcia działań następczych. Ponadto podmioty prywatne, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, mogą na podstawie umowy dzielić się zasobami kadrowymi oraz organizacyjnymi w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. Również w tym przypadku zawarcie takiej umowy nie zwalnia podmiotu prywatnego z odpowiedzialności za dochowanie obowiązków określonych w ustawie, w szczególności za zachowanie poufności, udzielenie informacji zwrotnej oraz podjęcie działań następczych.
[11 Odpowiedzialność karna]
Projekt ustawy przewiduje odpowiedzialność karną za naruszenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów. Zagrożone karą są:
- utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, a także osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej lub powiązanej ze zgłaszającym,
- naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, a także osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej lub powiązanej ze zgłaszającym, a także
- brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych pomimo ustawowego obowiązku, lub ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych o treści naruszającej zawarte w ustawie regulacje dotyczące obligatoryjnych elementów w/w procedury.
Projekt przewiduje również zagrożenie karą w przypadku świadomego dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji lub pomocy w dokonaniu zgłoszenia nieprawdziwych informacji.
[12 Pełny tekst Ustawy]
Z pełnym tekstem projektu Ustawy można zapoznać się korzystając z poniższego linku: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12352401/katalog/12822845#12822845
