W biznesie, w kwestiach związanych z RODO często spotykamy się z sytuacją, w której kontrahenci mylą powierzenie przetwarzania danych osobowych z udostępnieniem danych osobowych. Przez ten zabieg niepotrzebnie wymagają zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, obok umowy głównej, w ramach której przekazywane są dane osobowe. Różnice pomiędzy tymi przepisami i wynikające z nich obowiązki dla przedsiębiorców wyjaśnia ekspert z zakresu ochrony danych osobowych, radca prawny Klaudia Nowak z naszej Kancelarii.
Przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane RODO, nie określają wprost czym jest powierzenie przetwarzania danych osobowych. Wymagają jednak zawarcia umowy, gdy do takiego powierzenia ma dojść.
Administrator a podmiot przetwarzający
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych reguluje relację między administratorem danych osobowych a podmiotem przetwarzającym. Zidentyfikowanie tej relacji wymaga sięgnięcia do definicji administratora i podmiotu przetwarzającego zawartych w RODO. Administrator oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Z kolei podmiot przetwarzający oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.
Czym jest powierzenie przetwarzania danych osobowych?
Z powierzeniem przetwarzania danych osobowych mamy więc do czynienia, gdy administrator zleca wybranemu podmiotowi (podmiotowi przetwarzającemu) dokonanie określonych czynności przetwarzania, w imieniu i na rzecz administratora (np. zleca obsługę w zakresie płac firmie payrollowej i w ramach tej usługi przekazuje dane osobowe swoich pracowników celem dokonania im wypłat). Administrator mógłby samodzielnie wykonywać czynności w zakresie płac, jednak czasem bardziej efektywne jest powierzenie tych czynności podmiotowi, który specjalizuje się w tego rodzaju usługach. Wówczas taki podmiot przetwarza dane osobowe w imieniu administratora i działa na jego polecenie. W przypadku powierzenia przetwarzania danych administrator nadal więc decyduje o celu i sposobie przetwarzania danych (kierując się podanym przykładem, administrator decyduje, iż powierza dane osobowe innemu podmiotowi celem wykonywania w jego imieniu usług kadrowo-płacowych i w sposób przez siebie określony) i ponosi odpowiedzialność za spełnienie wymogów określonych w RODO. Podmiotowi przetwarzającemu nie przysługuje natomiast dowolność w dokonywaniu operacji przetwarzania na powierzonych danych osobowych, albowiem jest zobligowany powierzone dane przetwarzać zgodnie z interesem administratora i w ustalonych przez niego celach. Innymi słowy, podmiot przetwarzający nie może wykroczyć poza ustalone poprzez administratora cele i przetwarzać powierzone mu dane osobowe dla własnych celów (dla celów innych niż wykonywanie usług kadrowo – płacowych zgodnie z podanym przykładem). Dodać również trzeba, że w relacji administrator – podmiot przetwarzający ten ostatni jest zobligowany pomagać administratorowi w realizacji obowiązków wynikających z RODO, a odnoszących się do:
- odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw,
- bezpieczeństwa przetwarzania,
- zgłaszania naruszeń ochrony danych organowi nadzorczemu,
- zawiadamiania osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych,
- oceny skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji.
Podmiot przetwarzający zobligowany jest również do poddania się kontroli, która polega na udostępnieniu administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w artykule 28 RODO (określającym warunki umożliwiające umocowanie przez administratora innego podmiotu do przetwarzania danych w jego imieniu) oraz na umożliwieniu administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji u podmiotu przetwarzającego.
Udostępnienie danych osobowych
Z udostępnieniem danych osobowych mamy natomiast do czynienia, kiedy administrator przekazuje dane osobowe innemu podmiotowi, nie w celu przetwarzania tych danych w imieniu administratora, ale dla odrębnych celów realizowanych przez ten podmiot. Nie dochodzi wówczas do powierzenia przetwarzania danych osobowych, a do przekazania danych osobowych przez administratora innemu administratorowi, który wykorzysta te dane do swoich własnych celów. Jako przykład można podać sytuację, gdy w umowie z kontrahentem np. na dostawę, podamy (udostępnimy) dane służbowe pracownika odpowiedzialnego za realizację umowy dostawy. Wówczas dochodzi do udostępnienia danych osobowych przez jednego administratora drugiemu, odrębnemu administratorami, który przetwarza te dane do swoich własnych celów, np. komunikacji w zakresie realizacji umowy. W związku z tym nie ma potrzeby podpisywać umowy powierzenia, bo do powierzenia danych osobowych nie dochodzi. Jednakże w każdym przypadku, na podmiocie odbierającym udostępnione dane spoczywa obowiązek spełnienia obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 RODO, wobec osoby, której dane dotyczą, albowiem dane są pozyskiwane z innych źródeł niż od tej osoby.
Wnioski i rekomendacje dla kontrahentów
- Ustalenie właściwej relacji między stronami, czy to polegającej na powierzeniu, czy udostępnieniu danych osobowych, ma na celu ochronę przed zbyt pochopnym zawieraniem umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, czy też przed uzależnianiem współpracy od zawarcia takiej umowy.
- Podkreślić należy, że w przypadku zawarcia umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiot, któremu w umowie została przypisana funkcja podmiotu przetwarzającego jest zobligowany partycypować w realizacji zadań, które spoczywają na administratorze oraz poddawać się kontroli prowadzonej przez administratora.
- W przypadku zatem faktycznego braku relacji polegającej na powierzeniu, dochodzi do niepotrzebnego obarczania podmiotów dodatkowymi obowiązkami i czynnościami.
