Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357).
Podstawowym celem regulacji jest:
- skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat;
- umożliwienie pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej;
- zmiana obecnie obowiązującej zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika.
AD 1
Ustawa wprowadza zasadę 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, dla których dane do uzyskania świadczeń z ZUS będą przekazywane na bieżąco w rozszerzonych miesięcznych raportach imiennych. Nowe przepisy rozszerzają zakres przedmiotowy imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatników do ZUS o dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Po wejściu w życie ustawy, w stosunku do wszystkich trwających i przyszłych stosunków pracy, płatnik będzie przekazywał na bieżąco, w rozszerzonym imiennym raporcie miesięcznym o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA), wszystkie niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń dane.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie możliwe dzięki przekazaniu do ZUS za pracowników oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące (dalej łącznie określanych jako: "zleceniobiorcy") wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego.
Pracodawca zastosuje skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy. Powyższy okres odnosi się również do możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej, tj. w terminie do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
(10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej). Po bezskutecznym upływie tego terminu pracodawca zniszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, (w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej).
Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.
Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych tego pracownika zawsze będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
AD 2
Wprowadzona ustawą nowelizacja art. 94 pkt 9a K.p. umożliwi pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacji pracowniczej) w wybranej przez siebie postaci - papierowej lub elektronicznej.
Umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wymaga od pracodawcy spełnienia szeregu warunków. Do warunków tych należy: zachowanie poufności, tj. ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych. Integralność wymaga zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad. Konieczne jest również zachowanie kompletności, to oznacza zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej. Zachowanie wymogu dostępności dokumentacji pracowniczej oznacza prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego. Dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat od chwili zakończenia stosunku pracy i w tym okresie pracodawca musi zagwarantować możliwość jej odczytania i wykorzystania. Pracodawca musi także zagwarantować takie warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej, aby nie groziło jej zniszczenie lub uszkodzenie.
Należy wskazać, iż zgodnie z wchodzącymi w życie przepisami, zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym
Szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej zostały zawarte w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 2981 K.p. Przedmiotowe rozporządzenie wydane przez ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z ministrem do spraw cyfryzacji określi warunki przechowywania, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, gwarantujące zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności danych. Treść rozporządzenia została ogłoszona w dniu 19 grudnia 2018 r. a samo rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Szczegółowa treść rozporządzenia jest dostępna w Internetowym Systemie Aktów prawnych Sejmu RP, pod adresem: http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369
Nowe rozporządzenie określa:
- zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;
- sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;
- sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom uprawnionym w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.
AD 3
Celem wprowadzonych zmian jest przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako formy preferowanej, z zachowaniem możliwości wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej na wniosek pracownika. Obowiązujący dotychczas przepis art. 86 § 3 K.p. przewidywał, jako podstawową zasadę, wypłatę wynagrodzenia do rąk pracownika. Inny sposób wypłaty wynagrodzenia był dopuszczalny, jeżeli tak stanowił układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyraził
na to zgodę na piśmie.
Wypłata wynagrodzenia na rachunek płatniczy wymaga dokonania zmiany w zakresie udostępnianych pracodawcy danych osobowych - art. 221 K.p. Wprowadzona zmiana umożliwi pracodawcy żądanie podania rachunku płatniczego, na który będzie dokonywał wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli pracownik będzie chciał otrzymywać wynagrodzenie w gotówce do rąk własnych, będzie zobowiązany do złożenia stosownego wniosku. Wniosek będzie mógł zostać złożony także w postaci elektronicznej bez konieczności opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Pracodawca w terminie 21 dni od 1 stycznia 2019 r. będzie zobowiązany poinformować pracowników, którzy obecnie otrzymują wynagrodzenie w gotówce o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę. Natomiast pracownik, który nadal będzie chciał otrzymywać wypłatę w gotówce, będzie musiał złożyć stosowne oświadczenie w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy powyższej informacji.
Herbert Kawecki
aplikant radcowski
